Giới thiệu chung về nhập hoá đơn điện tử (Xml)¶
Đặc điểm¶
Tự động tạo chứng từ theo cài đặt mặc định đầu vào - đầu ra
Chứng từ được tạo ra ở trạng thái Nháp
Tự động tạo mã pháp nhân mới
Hỗ trợ người dùng kiểm tra số tiền (Tiền hàng, tiền thuế, tổng tiền) trên hóa đơn
Hỗ trợ người dùng nhập sẵn các thông tin trên hóa đơn như sau:
Đối tượng pháp nhân (Lấy mã sẵn có hoặc tạo mới nếu là pháp nhân mới)
Loại hóa đơn: Là Vào hoặc Ra
Mẫu số, Serial, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn
Ngày vào sổ (Hệ thống tự cập nhật Ngày vào sổ = Ngày hóa đơn)
Tự động cập nhật hết tất cả các dòng trên hóa đơn vào dòng chứng từ và dòng Các loại thuế cho trường có thuế suất
Ưu điểm¶
Không giới hạn số lượng file xml, dễ thao tác, nhanh chóng và tiện lợi
Tự động nhập dữ liệu trên form thông tin chung, người dùng giảm thời gian thao tác nhập liệu
Tự động cập nhật hết tất cả các dòng trên hóa đơn vào dòng chứng từ, rất hữu ích cho các công ty thương mại, nhà hàng, văn phòng phẩm, vận tải, đại lý vé máy bay….cần nhập chi tiết theo các mặt hàng trên hóa đơn
Tự động lấy được mã hàng hóa nếu tên, mã trong phần mềm trùng với tên, mã của hóa đơn điện tử
Nếu sản phẩm chưa có trong danh mục sản phẩm của phần mềm, hệ thống sẽ lưu lại dòng thông tin sản phẩm trên dòng chứng từ giống với thông tin trên hóa đơn
Khi tạo mới mã sản phẩm trên form nhập phát sinh, phần mềm sẽ tự động cập nhật tên sản phẩm theo tên trên dòng chứng từ, giúp việc nhập liệu được thuận tiện và nhanh chóng hơn
Trường hợp nếu có nhiều sản phẩm trùng tên nhưng khác mã, hệ thống sẽ ưu tiên lấy mã đầu tiên trong danh mục sản phẩm, người dùng cần lưu ý để xem xét điều chỉnh nếu cần
Giúp người dùng kiểm tra thông tin về số tiền trên hóa đơn (Tiền hàng, tiền thuế, tổng tiền) và cảnh báo chênh lệch để người dùng kiểm tra lại
Tự động tạo chứng từ đồng thời theo cấu hình mặc định của loại chứng từ đầu vào - đầu ra mà người dùng đã cấu hình
Phần mềm hỗ trợ cảnh báo cho người dùng nếu trùng hóa đơn đã tải lên trước đó
Lưu ý & Hạn chế¶
Còn hạn chế với hóa đơn tiền nước, người dùng cần kiểm tra các thông tin trên chứng từ được tạo ra trước khi vào sổ
Tự động cập nhật hết tất cả các dòng trên hóa đơn vào dòng chứng từ, như vậy các hóa đơn chỉ cần cập nhật 1 dòng doanh thu - chi phí sẽ mất thêm chút thời gian để xóa dữ liệu các dòng và hạch toán lại, như: chi phí văn phòng phẩm, chi phí ăn uống, chi phí cước vận chuyển,…
Một mã sản phẩm được theo dõi bằng nhiều tên giống nhau (khác tài khoản tồn kho) hay Mã/Tên sản phẩm theo dõi trong hóa đơn điện tử khác với Mã/Tên sản phẩm đang lưu trữ trong TaxZ thì phần mềm sẽ không cập nhật hoặc cập nhật không đúng mã sản phẩm, người dùng cần kiểm tra và cập nhật thủ công lại cho trường hợp này
Nếu file xml chỉ có thông tin tổng tiền thuế nhưng không có thông tin thuế suất trên dòng hóa đơn chi tiết, phần mềm sẽ tạo chứng từ không có thông tin thuế, thuế suất 0% hoặc KCT, đồng thời thông báo chênh lệch số tiền. Lúc này người dùng cần kiểm tra và điều chỉnh